junio 25

Formulario 220 del año 2013 se debe expedir a todo empleado, sin importar si hubo o no retenciones

Todos aquellas personas jurídicas y hasta naturales que durante el 2013 efectuaron pagos o abonos en cuenta a los “empleados” definidos en el art. 329 del E.T., deben cumplir con expedirles el formulario 220 sin importar si les practicaron o no retenciones en la fuente a título de renta, pues ese formulario 220 reemplazaría la declaración del empleado que no quede obligado a declarar renta ni que tampoco desee hacerlo en forma voluntaria.

Ahora que se acercan los vencimientos para la presentación de la declaración de renta año gravable 2013 de las personas naturales (los cuales transcurrirán entre el 12 de agosto y el 22 de octubre de 2012; ver art. 14 del Decreto 2972 de dic. de 2013), todos los que durante el 2013 fueron tratados como “empleados” (art. 329 del E.T. y Decreto 3032 de dic. de 2013) estarán muy interesados en obtener de parte de todos sus pagadores el respectivo formulario 220.

A causa de los cambios que hizo la Ley 1607 de 2012, la DIAN dispuso que el formulario 220 por el año gravable 2013 (y que antiguamente correspondía al “certificado de ingresos y retenciones” del art. 379 del E.T. que se expedía solo a los asalariados) no solo se expide a quienes recibieron pagos de una relación laboral o legal y reglamentaria sino también a los que recibieron pagos o abonos en cuenta por servicios personales sin que exista vínculo laboral, pero siendo el caso de que cuando entregaban durante el 2013 a sus clientes la certificación exigida en el art. 1 del Decreto 1070 de mayo de 2013 esos clientes concluían que el prestador de servicios sí pertenecería al universo de “empleados” del art. 329.

Ahora bien, el punto es que todos los que sí fueron tratados como empleados estarán interesados en conseguir (si no lo han hecho hasta el momento) ese formulario 220 a sus pagadores, pues el mismo es un documento que hasta podrá reemplazar la declaración de renta del 2013 si el “empleado” concluye que no quedó obligado a declarar renta del 2013 (porque cumplió todos los requisitos exigidos en el art. 7 del Decreto 2972 de diciembre de 2013) o si tampoco desea presentar la declaración de forma  voluntaria (ver art. 6 del E.T., modificado con la Ley 1607,  el cual concede el permiso de presentar la declaración voluntariamente solo a las “personas naturales residentes”).

El formulario 220 contiene varios espacios para que sean diligenciados directamente por el propio “empleado” (como la sección de los renglones 47 a 61 donde revelaría los otros ingresos que obtuvo durante el año por otro tipo de conceptos como arrendamientos, intereses o demás, o la sección de los renglones 62 y 63 donde detallaría el tipo de bienes que posee a diciembre de 2013). Si con todos esos datos el “empleado” concluye que no quedó obligado a declarar ni por ingresos ni por patrimonio, y que tampoco excedió los topes anuales sobre consumos con tarjetas de crédito, o sobre consignaciones, o no fue responsable de IVA en el régimen común, entonces en la última casilla el propio “empleado” firmaría ese formulario 220 como indicación de que él mismo concluye que no quedó obligado a declarar renta del año gravable 2013 (y ese documento lo tendría que guardar por lo menos cinco años; ver numeral 2 del art. 632 del E.T.).

Lo interesante de este tema en su aplicación para el año gravable 2013 es que si un mismo prestador de servicios personales, sin vínculo laboral, llega a recibir múltiples formularios 220 de parte de cada uno de los diferentes pagadores a los que prestó servicios durante el 2013, ese prestador podrá escoger cualquiera de ellos y con el que haya escogido completar la información de las secciones a las que nos referimos anteriormente y luego conservar ese que decidió completar.

Se debe expedir en todos los casos para no enfrentarse a la sanción del art. 667 del E.T

Al respecto, en su fallo del 10 de febrero de 2003, Expediente 12859, el Consejo de Estado dijo que todos los empleadores sí deben expedir ese tipo de certificado en todos los casos incluso sin esperar a que el propio empleado se presente a reclamarlo. En ese fallo el Consejo dijo:

“Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no pueden depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, así ya no tenga vinculación laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedición no puede ser reemplazada por el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto último solamente está permitido para los certificados de retención por otros conceptos según lo previsto por el par.1 art 381 del E.T.”

Siendo tan importante la expedición de ese certificado, es claro que el mismo debe expedirse en todos los casos sin importar si el empleado sigue o no con la empresa o sin importar si al final la empresa le practicó o no retenciones de renta durante el año.

El art. 42 del Decreto 2972 de diciembre de 2013 dijo que el plazo que se tenía para entregar el certificado de ingresos y retenciones a los trabajadores por el año gravable 2013 vencía el 17 de marzo de 2014. Y el problema es que en el decreto se dijo que ese plazo se aplicaba era solo para los certificados que se tuvieran que expedir a los que sí fueron asalariados durante el 2013 pero la redacción del decreto debió haber dicho que el plazo aplicaba también para los certificados expedidos a los que cobraron honorarios y servicios y que durante el 2013 también fueron tratados como “empleados” pues el formulario 220 que se usa para dar esa certificación es el mismo para todos ellos.

Y si los pagadores no cumplen con expedir esos certificados, se les aplicará la sanción del art. 667 del E.T. (5% de los pagos o abonos de los certificados no expedidos).

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Actualícese – 16 de junio de 2014

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